DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TẠI BÌNH DƯƠNG_LEGAL KEYS

Hóa đơn điện tử có thể hiểu đơn giản là tất cả các hóa đơn giấy được chuyển sang phương tiện điện tử như máy tính, điện thoại. Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, lưu giữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

1. Hóa đơn điện tử gồm những loại nào?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

– Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

– Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

– Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung theo quy định.

2. Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

Một là, tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.

So với việc trước đây để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng, nhất là khách hàng ở xa, các doanh nghiệp thường phải sử dụng tới đội ngũ hỗ trợ, đội ngũ chuyển phát nhanh để vận chuyển tới người mua. Do đó chi phí vận chuyển, gửi hóa đơn sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản không nhỏ do sử dụng đơn vị vận chuyển thứ 3.

Hai là, an toàn, bảo mật

Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.

Ba là, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính

Toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến nên khi cần sử dụng hóa đơn kê khai, phục vụ công tác kế toán, khách hàng doanh nghiệp có thể chủ động truy xuất online để kiểm tra thông tin hóa đơn kịp thời trên hệ thống mà không phải mất thời gian đợi chờ bên bán giao hóa đơn gây chậm trễ trong hoạt động kinh doanh. Từ đó giúp khách hàng tiết kiệm thời gian giao dịch trực tiếp với Ngân hàng.

Bốn là, không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công việc kế toán thuế, nhân lực giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.

Năm là, tiện ích cao, đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Với tiện ích truy xuất online, khách hàng doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tùy chọn theo nhu cầu tại đơn vị với phương thức lưu trữ đa dạng như:

– Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS;

– Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

3. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ:

– Giúp người mua dễ dàng tra cứu và đối chiếu được hóa đơn điện tử do người bán cung cấp;

– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn,…);

– Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế;

– Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy;

– Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế.

Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

– Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân sẽ giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN được thuận lợi;

– Giảm thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn; giảm chi phí liên quan tới việc gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn và giảm rủi ro về việc mất hóa đơn.

Đối với xã hội:

– Góp phần chuyển đổi cách thức phục vụ người dân, phương thức quản lý, tổ chức thực hiện của cơ quan thuế theo hướng tự động nhằm cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi, giảm chi phí, tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp;

– Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp được thuận lợi;

– Đẩy mạnh sự phát triển thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số phù hợp với xu hướng phát triển chung của thế giới;

– Triển khai hóa đơn điện tử là một trong các nội dung quan trọng nhằm thúc đẩy trong chuyển đổi số tại các doanh nghiệp, chuyển đổi số đối với cơ quan tài chính cũng như trong các cơ quan nhà nước khác;

– Mang nhiều lợi ích chung cho xã hội, như: tiết kiệm chi phí, tài nguyên, nguồn lực và bảo vệ môi trường.

Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có liên quan:

– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về NNT đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ NNT tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế;

– Góp phần thay đổi phương thức quản lý trên cơ sở ứng dụng CNTT, cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý, kiểm soát dữ liệu tự động giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, chi phí,…;

– Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.

4. Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử

Thì tất cả doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh còn lại phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, gồm:

– Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;

– Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;

– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;

– Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

– Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.

Từ ngày 01/07/2022, những đối tượng trên phải sử dụng hóa đơn điện tử gồm hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ, cá nhân kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế:

– Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày Thông tư này được ban hành 17/09/2021 đến hết ngày 30/06/2022;

– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn, không thể giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử;

– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không có hệ thống phần mềm kế toán, không đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin, không có phần mềm hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu điện tử đến người mua và cơ quan thuế.

Những đối tượng này được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của quan thuế. Tuy nhiên thời gian sử dụng tối đa là 12 tháng.

5. Mức phạt vi phạm quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Đối với cơ sở kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mà bị phát hiện có thể bị xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:

– Phạt tiền từ 02 – 05 triệu đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

– Phạt tiền từ 05 – 08 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

+ Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.

– Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

+ Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.

Ngoài việc bị phạt tiền người vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả, đó là buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Tuy nhiên, chỉ áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả đối với hành vi sau:

– Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.

– Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.

Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của LEGAL KEYS LAW FIRM.

Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ tại Bình Dương, Hồ Chí Minh, Đồng Nai và các tỉnh khu vực Đông Nam Bộ:

– Xin Giấy phép kinh doanh, Giấy phép đầu tư, Hộ kinh doanh;

– Thay đổi, bổ sung, cập nhật Giấy phép kinh doanh, Giấy phép đầu tư;

– Tạm ngừng hoạt động, Giải thể, Phá sản Doanh nghiệp;

– Soát xét Hợp đồng doanh nghiệp;

– Công chứng Hộ chiếu TQ và nước ngoài;

– Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, thương hiệu độc quyền Sở hữu trí tuệ;

– Xin Công văn sử dụng lao động, Giấy phép lao động, Visa nhập cảnh cho người nước ngoài;

– Xin cấp thẻ Doanh nhân Apec;

– Chuyển đổi GPLX nước ngoài sang Việt Nam cho người nước ngoài;

– Xin cấp GPLX nước ngoài cho người Việt Nam;

– Cung cấp Chữ ký số, Hóa đơn điện tử, dịch vụ Kế toán, dịch vụ Ngân hàng, cho thuê Văn phòng ảo;